办公自动化系统（OA）运行管理规定

1.目的

为了提高公司工作效率，有用降低和节约成本，加速办公自动化培植，保障文件和各类信息传递快捷通顺，按照公司的现实，拟定本划定。

2.合用规模

2.1 本划定合用于集团各部门、各控参股企业、各发卖公司（物流中心）办公自动化的打点。

2.2 OA系统用户暂定为集团各部门、各发卖公司（物流中心）工作人员和各控参股企业打点人员。

3.相关部门职责

3.1 集团办公室负责文件的建造、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公函必需具有合适规范的文件头和文件主体。

3.2集团人力资本部负责配合集团办公室信息手艺处进行OA用户的注册和注销。

3.3 集团办公室信息手艺处负责OA系统操作手艺的培训，OA系统运行设备的维护、打点和电子文档的保留。

3.4各控参股企业、各发卖公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

4.文件发送与领受

4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公函（搜罗文件、会议通知、通知布告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，非凡情形需要打印纸质文件的报集团或天职管率领核准。

4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公函，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、建造、扫描、使用OA发送至收文单元和小我，并按照现实需要打印若干份存档和上报。

4.3 电子公函应做好挂号，并由起草、审核、签发人签名。

4.4 所有OA用户天天上、下战书上班后都必需实时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状况，确保信息和联络通顺。如因出差或出差时刻较长，须指定授权的公函dai办人dai办。

4.5 电子文件发送后，工作人员应按照公函的缓急水平对所发公函的领受情形进行搜检，催办、督办，发现问题实时与有关人员联系。

4.6 集团各部门、各控参股企业、各发卖公司（物流中心）要成立OA系统打点系统体例，指定专人负责OA系统文件的打点。

5. 用户注册和注销

5.1总部新进合适使用OA系统的人员，由人力资本部在一个工作日内将人员的姓名、单元、岗位等根基资料送交集团办公室信息手艺处，信息手艺处应在一周内完成电脑设置装备摆设和OA用户注册。总部OA用户去职前，须到集团办公室信息手艺处打点电脑移交及OA注销手续后，方可打点去职手续。

5.2各控参股企业、各发卖公司（物流中心）新进合适使用OA系统的人员，由控参股企业、各发卖公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单元、岗位等根基资料报集团人力资本部，人力资本部存案后送交集团办公室信息手艺处注册。控参股企业、各发卖公司（物流中心）OA用户去职前，需报集团人力资本部存案，并由集团办公室信息手艺处打点OA注销手续后，方可打点去职手续。

5.3 集团各部门、各控参股企业、各发卖公司（物流中心）对没设置装备摆设专用电脑的OA用户，要合理放置电脑共用。

6.系统平安与维护

6.1 集团公司和各控参股企业、各发卖公司（物流中心）的收集处事器在工作时刻内必需始终连结在线，OA系统始终连结正常的运行状况。成立处事器的运行日志，并保留30天以上。

6.2 集团办公室信息手艺处须指定打点员专门负责文件上传及系统维护。所有设置装备摆设信息要由专人保管，注重保密。系统打点员应按期对收集系统进行杀毒，成立防火墙，防止黑客侵入，确保系统平安。

6.3 密级的文件不入OA系统，按照现有公函流转体例措置；电子文件严酷按发文规模发送，发文规模的审批仍按集团公司公函打点有关划定执行。

6.4所有OA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄露给无关人员。

7. 文件共享与归档

7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失踪效文件外，将所有的适用文件在OA系统上发布，供用户进修、使用。

7.2  集团办公室对OA系统上电子公函每年清算一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

8. 附则   

8.1 本划定自20**年1月1日起试行，原有关划定同时废止。

8.2 在试运行时代，公司除操作OA系统措置文件发送、信息沟通外，还将慢慢奉行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加速公司的打点科学化和现代企业轨制培植。

8.3 集团各部门、各控参股企业、各发卖公司对在试行中碰着的问题和定见、建议，请实时向集团办公室反映，以便对本划定进行改削。