Linux系统办公之电子表格Calc知识

上次向大家介绍了OpenOffice中最为常用的文字处理模块Writer并用它建立了自己的第一个Linux文档，这次向大家介绍OpenOffice中应用广泛的电子表格模块Calc。

一、Calc概述

OpenOffice中的电子表格模块Calc和Excel无论是界面还是操作都十分类似，并且对一般的Excel的xls格式文档兼容良好（图1）。 

图 1

Calc界面和Writer稍有不同，不同之处大多是针对电子表格特点动态添加的，可以在使用中慢慢体会。这里就不赘述了。

Calc和Excel最大的区别就是其函数定义。虽然Calc的函数定义和Excel类似，但还是有诸多微小的差别，这也是Calc对带有复杂函数运算公式的xls文档有小小兼容问题的原因。

所以，要想学好Calc，关键是掌握其常用功能与Excel的微小差别以及Calc的函数，掌握两种程序的差异来学习还是比较容易的，比较头痛的就是Calc那一大堆函数，不用担心，笔者会告诉你学习这些函数的诀窍。

二、使用Calc创建第一张Linux电子表格

下面就来使用Calc创建一个个人消费明细表，详细步骤如下：

1.新建一个Calc表格

选择RedOffice主菜单的“文件→新建→电子表格”新建你的第一个Linux电子表格文档;

小技巧：单击工具栏上的新建按钮不放就会弹出一个下拉菜单，可快速新建一个空白电子表格。

2.输入电子表格标题

首先选中Calc左上角第一个单元格并向右拖动，选中三四列单元格后，输入表格名称，然后加粗、加大标题，最后右键单击选中的所有单元格，在快捷菜单中选择“单元格属性”，在弹出的标签页中选择背景颜色即可。

3.输入表格条目并使用Calc函数

和Excel创建表格相同，创建表格要输入必不可少的数据，先输入数据项目再输入数据，为了清晰起见，最好将数据项目和数据用不同的背景颜色显示。

这里最后的一列需要计算差额，在输入行输入运算公式如=B3-C3、=B4-C4等公式。依次填满最后一列后，再来计算实际支出。

计算该项要使用到Calc的求和函数。用到函数就介绍一下掌握Calc函数的窍门吧：选中求和的单元格后，单击函数自动助理按钮，在弹出的函数自动助理对话框左侧的函数列表中找到SUM函数并双击，这时该函数的使用方法及使用向导就会出现，看清使用方法后选择求和的起始单元格和结束单元格，这些单元格之和就添加到求和的单元格中了！这样即使碰到不熟悉的函数，两分钟内也可以通过函数自动助理快速学会（图2）。

图 2

小技巧：熟悉了函数自动助理，Calc的这一大堆函数使用就没有问题了，只要按照其提示使用即可。如果不知道使用哪个函数解决问题，可在函数分类中找自己需要的分类即可快速选出使用的函数。函数的使用是可以嵌套的，如果嵌套过多的函数，就会十分复杂，可在“结构”中查看其结构，再复杂的函数也会清清楚楚的。

4.添加边框，插入图表

最后来美化一下表格，为创建的表格添加边框和图表。添加边框的方法为选中所有的数据项后，按上法炮制，选择“单元格属性”，在标签页中选择边框，在其中设置边框样式。添加图表的方法是先选中制作图表的数据列，然后按住Ctrl键再选择数据所对应的第一列的数据项，单击主菜单“插入→图表”便会弹出图表向导，按照提示依次设置图表选项、图表样式，图表名称后便可生成一个直观的图表（图3）。

图 3

小提示：设置图表关键要把“第一列作为数据标记”选中，这样图表就会用选中的数据项来标记。

最后完成的个人消费明细表见图4。

图 4

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